Reglas programadas: actualiza tus contactos a su hora

Una regla programada revisa tus contactos a la hora que elijas y actualiza los que cumplen tus filtros. Por ejemplo: todos los días a las 08:00, pasar a la fase «Seguimiento frío» a los contactos en fase «Interesado» que llevan más de 7 días sin actividad. No depende de que pase un evento: corre sola en su horario.

1. Crear la regla y elegir el disparador

1. Ve a Agentes y abre la pestaña Reglas.

2. Presiona Crear regla.

3. En Cuando suceda, abre el selector y, en el grupo Por horario, elige una de estas opciones:

   • Programado (por horario): corre sola en el horario que configures.

   • Ejecución manual única: aplica las acciones una sola vez a los contactos filtrados (una actualización masiva). La corres tú con Ejecutar ahora.

Las reglas programadas actúan sobre contactos filtrados y no se mezclan con eventos en la misma regla. En la lista de la izquierda aparecen en su propio grupo, Programadas: no compiten por prioridad con las reglas por evento.

2. Elegir cuándo se ejecuta

1. En Frecuencia, elige Diario, Días de la semana, Cada N horas o Mensual.

2. Elige la Hora. En «Cada N horas» puedes indicar desde qué hora empieza a contar (opcional).

3. La Zona horaria es, por defecto, la del workspace. Puedes elegir otra.

4. Debajo verás una frase con el resumen, por ejemplo: «Se ejecuta todos los días a las 08:00 (hora del workspace)». En «Mensual», si el mes no tiene ese día, corre el último día del mes.

3. Para contactos que…: los filtros

1. Presiona Agregar filtro y elige el campo. Son los mismos filtros de las vistas: fase, agente asignado, etiquetas, segmentación, canal, estado, variables del contacto y más.

2. Para el ejemplo: Fase · es · Interesado y Última actividad · hace + · 7 días.

3. Los filtros de fecha son relativos: «hace +» (hace más de N días) o «últimos» (en los últimos N días), así la regla siempre mira a partir de hoy.

4. Con Copiar filtros de una vista traes los filtros de una vista que ya tengas.

5. Abajo ves cuántos contactos coinciden ahora.

Cada filtro necesita un valor. Un filtro vacío no restringe nada, así que la regla no se puede guardar así.

4. Entonces, a cada contacto: las acciones

En las reglas programadas solo hay acciones de datos:

• Actualizar campo: nombre, apellido, alias, email o una variable del contacto. El valor admite variables del contacto ({{cv:...}}).

• Asignar etiqueta(s) / Quitar etiqueta(s)

• Asignar segmentación / Quitar segmentación

• Asignar agente / Quitar agente

• Asignar fase / Quitar fase

• Resolver / reabrir conversación

Estas acciones no disparan reglas por evento (por ejemplo, «Se asigne una fase»), no cuentan como actividad del agente y no cambian el orden de la bandeja. Cada contacto actualizado registra en su bitácora que la regla hizo el cambio.

Opciones de ejecución

• Omitir los que ya tienen estos valores (encendida por defecto): no vuelve a escribir los contactos que ya tienen el resultado de las acciones.

• Tope por ejecución: cuántos contactos como máximo se actualizan en cada corrida: 500, 1.000, 2.000 o 5.000.

5. Vista previa y guardar

1. Presiona Vista previa. Verás:

   • cuántos contactos coinciden con los filtros,

   • cuántos ya tienen los valores,

   • cuántos se actualizarían,

   • y una muestra de contactos con sus cambios.

2. No se modifica nada hasta que confirmes.

3. Cierra, escribe el nombre de la regla y presiona Crear regla.

Confirmación de seguridad: si la regla va a modificar más de 1.000 contactos o más del 30 % del workspace, Plazbot te pide escribir ese número para confirmar. Pasa al guardar una regla programada y al presionar Ejecutar ahora.

6. Cómo se ejecuta

Por bloques

Cada ejecución actualiza como máximo el tope por ejecución. Si quedan contactos por actualizar, la corrida queda Parcial:

• Programada: continúa sola en unos minutos (entre 5 y 15) hasta terminar con todos. Nunca repite ni se salta contactos.

• Ejecución manual única: se completa con el botón Continuar. Cuando termina con todos, queda inactiva; para repetirla, duplica la regla.

Freno automático

Si una regla programada va a modificar más del doble de lo habitual (lo normal en sus últimas ejecuciones o, si es nueva, lo que confirmaste al guardarla) y más de 500 contactos, se pausa sin cambiar nada y se avisa por correo a propietarios y administradores.

Suele pasar cuando se borra o renombra una fase, etiqueta o variable que la regla usa, o después de una carga masiva de contactos. Revisa los filtros, activa la regla y guárdala de nuevo: al guardar se vuelve a contar y ese número pasa a ser la nueva referencia.

Barra de estado

Con la regla guardada, abajo del editor ves la Próxima ejecución y el resultado de la última: actualizados, omitidos y errores.

7. Historial de ejecuciones

Presiona Historial (o Ver historial) para ver cada corrida de los últimos 90 días: fecha, origen (programada o manual), estado, contactos que coincidieron, actualizados, omitidos y errores. Al elegir una corrida ves el detalle y cuántos contactos cambió cada acción.